Wie papierloses Büro löst das Dilemma des Dateimanagements?

Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, wie das traditionelle Büro von Kopfschmerzen ist: Das Dateikabinett ist voll und dauert lange, bis ein Vertrag zu finden ist. Wichtige Dokumente sind leicht verloren oder beschädigt. Die Abteilungen bestehen die Dokumente wie das Spielen von "Pass the Paket". Diese Probleme können effektiv durch gelöst werden durchpapierloses Bürosystem.

1. Die elektronische Anmeldung ersetzt die Akkumulation von Papier

Der direkteste Vorteil des papierlosen Büros besteht darin, die Dateien "online" zu machen. Alle Dokumente werden in elektronische Versionen gescannt und im System gespeichert, wodurch mehrere Formate wie PDF und Wort unterstützt werden. Zum Beispiel muss das Vertragsmanagementsystem unseres Unternehmens nun nur die Vertragsnummer eingeben, um die vollständige Datei innerhalb von 3 Sekunden abzurufen, und es ist nicht erforderlich, über die Schränke zu stöbern.

2. Smart Search und schnelle Positionierung

Der größte Vorteil von elektronischen Dateien besteht darin, dass sie durchsucht werden können. Die eingebaute Suchfunktion des Systems kann nach Schlüsselwörtern, Daten, Autoren und anderen Dimensionen suchen. Letzte Woche suchte die Finanzabteilung vor drei Jahren nach einem Erstattungsformular. Früher dauerte es lange, bis es durch die Dateien gedreht wurde, aber jetzt erscheint es nach dem Eintritt "Reisekosten im Jahr 2022".

3. Versionskontrolle, um Verwirrung zu vermeiden

Das am meisten gefürchtete Dokumente ist, dass sie ständig überarbeitet werden und niemand weiß, wer die neueste Version hat. Das elektronische Dokumentsystem speichert automatisch historische Versionen und setzt Änderungsberechtigungen. Der Planungsvorschlag unserer Marketingabteilung wurde nun in Version 15 überarbeitet, und das System erfasst deutlich, wer jede Überarbeitung vorgenommen hat.

4. Mobile Büro bricht Platzbeschränkungen durch

Mit einem papierlosen System können Mobiltelefone jederzeit auch auf Dateien zugreifen. Das letzte Mal bat mein Chef um ein Angebot am Flughafen, und ich habe mich direkt auf meinem Handy in das System angemeldet, um es ihm zu senden, was schneller als ausdrückliche Lieferung war. Ich kann beim Reisen alle Dateien mit einem Tablet verarbeiten, und ich kann halb so viel in meinen Koffer packen.

5. Safe Backup, um Verlust zu verhindern

Wichtige Dateien werden nach dem Scannen automatisch auf die Cloud gesichert, sodass sich auch dann befassen muss, wenn der Computer zusammenbricht. Wir sind auf eine Tragödie gestoßen, in der das Büro überflutet wurde und alle Papierdateien verloren gingen. Jetzt haben elektronische Dateien dreifache Sicherungen, die viel sicherer sind.

6. Green Office senkt die Kosten

Führen Sie einige Berechnungen durch: A4 Papier kostet 20 Yuan pro Packung, und das Unternehmen verwendet 100 Packungen pro Monat, was 24.000 Yuan pro Jahr ist. Drucker Verbrauchsmaterialien, Aktenschränke und Archivraumraum sind alle Kosten. Nach dem Tunpapierloses BürosystemDiese Ausgaben können um mindestens 70%reduziert werden, was ebenfalls umweltfreundlich ist.

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